Consiste en asignar un número a
cada persona, entidad o asunto que genera documentos de interés para
la empresa. Dicho número identifica la carpeta donde se archivan en orden
cronológico todo el documento relativo a esa persona, entidad o
asunto.
las carpetas individuales de los
corresponsales de los archivos.
El archivo
alfabético misceláneo
Se conserva todos los documentos de los
representantes pasivos hasta que se conviertan en activos, se transforman o se
disponen de ellos.
Archivo por
asunto
Consiste en agrupar la documentación de
acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de
estos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético, numérico, cronológico…
El asunto principal sería Viajes, a su vez
éste podrá tener distintos subdivisiones: Canadá, Reino Unido, Francia, etc.,
al final de la clasificación tendremos a las personas ordenadas según el
criterio alfabético.
Sistema alfabético
El sistema
alfabético permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa
ésta.
Para la
utilización de este método será necesario determinar una palabra principal u
orden central que será la que defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el
primer apellido, el tema, etc.
Sistema numérico
Permite clasificar documentos asignando a éstos un
número correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una
ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente. Podrán
utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la
clasificación.
Este sistema tiene una ventaja sobre el resto de
ellos y es la posibilidad de archivar de forma ilimitada, ya que disponemos de
infinitos números. Como inconveniente destacaremos que siempre se deberá
disponer y consultar un índice auxiliar que nos informe qué corresponde a cada
número.
Archivo Geográfico
Consiste
en la ordenación de todos los documentos por grupos que corresponden a las
zonas geográficas.
Dentro
de cada grupo se sigue, entonces, el orden alfabético.
Archivo cronológico
El
criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por
años o meses. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente
por el día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en
el relacionado convencimiento: facturas, letras de cambio, etc.